Tipe-tipe masalah dan pemecahannya

    Problem atau masalah dalam banyak hal, suatu masalah mungkin adalah suatu peluang yang tersembunyi. Misalnya yang dikeluhkan pelamggan mengenai lambatnya penyerahan barang pesanan, dapat juga dilihat sebagai suatu kesempatan untuk mendesain ulang proses produksi dan pelayanan pada pelanggan.

Masalah adalah

1.  Segala sesuatu yang dapat menghambat tercapainya suatu tujuan yang telah direncanakan.

2.  Suatu keadaan yang tidak sesuai dengan yang diinginkan. Masalah merupakan kesenjangan antara teori dengan fakta empiris,antara yang ditetapkan sebagi kuajiban dengan kenyataan implimentasian kenyataan.

Dalam masalah terdiri dari  beberapa masalah, yaitu :

1.  Berdasarkan resikonya : masalah ringan/sederhana dan masalah berat/rumit.

2.  Berdasarkan sifatnya : masalah pribadi dan juga kelompok.

3.  Berdasar penyababnya : masalah umum dan masalah social.

4.  Berdasarkan bidangnya : masalah tehnis dan masalh non tehnis.

Masalah Sederhana (simple problem)

Cirinya adalah berskala kecil, berdiri sendiri, tidak mengandung konsekwensi yang besar, pemecahan tidak memerlukan pemikiran lusa dan mendalam.

Masalah Rumit (complex problem)

Cirinya adalah berkala besar, tidak berdiri sendiri, mengandung konsekuensi besar, pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analistis. Jenis dari masalah ini ada dua yaitu:

1.  Masalah terstruktur yaitu masalah yang jelas factor penyebabnya,bersifat rutin dan biasnya timbul berulang kali sehingga pemecahannya dapat ddilakukan dengan tehnik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetif dan dibakukan.

2.  Masalah yang tidak terstruktur yaitu penyimpangn dari suatu masalah organisasi yang bersifat umum, tidak rutin, tidak jelas factor penyebabnya dan konsekuensinya, serta tidak repetitif.

Nilai ambang untuk mengenali masalah

1.  Seberapa besar kesenjangan antara keadaan sebenarnya dan yang diinginkan?

2.  Bagaimana kesenjangan ini mempengaruhi peluang kita untuk mencapai  atau melampaui sasaran organisasi.

3.  Bila kesenjangan ini merupakan  masalah, seberapa sulit untuk membetulkannya? Seberapa cepat kita untuk bertindak membetulkannya atau mengambil seuntunagan dari pelluang?

Ini adalah jenis perntanyaan yang harus dipertimbangkan oleh para manajer saat mendefisinikan situasi apakah sebagai masalah ataun suatu kesempatan.

Untuk menjawab pertanyaan seperti ini manajer harus menggunakan

a.   Penilaian mereka berdasarkan pada pengetahuan lingkungan untuk organisasi mereka.

b.  Nilai – nilai dan latar belakang

c.   Memikirkan mengenai lingkungan alam

d.  Latar belakang dan keahlian

e.   Eksekutif individualis Manajer keuangan sebaliknya, memandang situasi sedian dalam jumlah banyak sebagai suatu masalah.

Proses penemuan Masalah

Masalah biasanya bersifat informal dan intutif. Empat macam situasi biasanya  memberikan peringatan pada manajer tentang kemungkinan adanya masalah yaitu:

1.  Deviasi dari pengalaman masa lalu

2.  Deviasi dari rencana yang ditetapkan

3.  Orang lain

4.  Prestasi pesaing

Pengakuan adanya masalh tidak dapat dipisahkan dari sejarah ketika manajer membuat keputusan.Ada beberapa jenis pendekatan sisitematis untuk pemecahan masalah yaitu :

1.  Persiapan, manajer memandangperusahaan sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan.

2.  Devisi manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem

3.  Solusi yaitu manajer mengidentifikasi solusi alternative, menerapkan dan menentukan tindak lanjut.

Pendefisinisikan Masalah

Masalah adalah situasi yang terjadi ketika keadaan menawarkan peluang pada sebuah organisasi untuk melampaaui sasaran dan tujuan yang telah ditentukan. Masalah biasanya mengandung tantangan, tujuan dan peluang.

Cara – Cara Pendefisinisian Masalah yang Baik

·     Fakta dipisahkan dari opini atau spekulasi

·     Data objektif dipisahkan dari persepsi

·     Pihak yang terlibat dijadikan sumber informasi

·     Masalah dinyatakan secara eksplisit

·     Devinisi yang dibuat harus jelas

Selanjutnya manajer perlu menetapkan prioritas. Manajer pun tidak dapat menangani setiap masalah yang muncul dalam kegiatan sehari – hari. Prioritas ini dapat membantu manajer menentukan seberapa cepat dan sejauh mkana dia harus terlibat dengan masalah tadi. Secara prinsip, masalah yang dialami dapat dkelompokan sebagai berikut :

1.  Masalah dalam kendali langsung yaitu masalah manajer dapat berbuat, bertindak dan memperbaiki secaa langsung karna terkait dengan diri sendiri.

2.  Masalah pada kendali tidak langsung yaitu masalah dimana manajer tidak dapat berbuat sendiri tanpa bantuan orang lain.

3.  Masalah tanpa kendali yaitu masalah yang timbul dan kita rasakan tetapi kita tidak kuasa dan tidak bias berbuat banyak terhadap hal itu.

Berikut adalah sistematis cara mengatasi masalah:

a.   Buat daftar masalah apasaja yang anda anggap sebagai masalah.

b.  Kelompokkan kedalam tiga kategori yaitu masalh langsung, tidak langsung dan tanpa kendali.

c.   Buat matriks metode  penyelesaian.

d.  Ambil tindakan kongkrit.

e.   Bertekunlah dan bersabarlah.

f.   Kenali hasil dan perbaiki metodenya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemecahan masalah antara lain :

1.  Trial & error

2.  Intuisi

3.  Nursing process

4.  Scientifik methode/Research Process

Pembuatan keputusan untuk pemecahan masalah

Pembuatan keputusan untuk pemecahan masalah mengandung arti:

·     Tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

·     Bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

·     Keputusan adalah pemilihan suatu stategi atau tindakan.

·     Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi.

·     Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

·     Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

·     Evaluasi harus mempertimbangkan kendala, baik kendala intern maupun kendala lingkungan.

Bagaimana keputusan yang akan dibuat?

Kebijakan umum yang dapat membantu:

·     Semakin dekat keputusan dibuat dengan asal/sumber masalah, semakin baik.

·     Biasanya mereka yang berada paling dekat dengan masalah berada dalam posisi terbaik untuk memutuskan apa yang akan dikerjakan

Kebijakan mempunyai dua konsekuensi :

·     Sedikit mungkin meneruskan keputusan ketingkat yang lebih atas dalam organisasi

·     Sebanyak mungkin meneruskan keputusan ketingkat yang lebih bawah dalam organisasi.

Ringkasan pembuatan keputusan untuk pemecahan masalah :

1.  Menghubungkan pembuatan keputusan dengan ide bahwa manajer berhubungan dengan waktu dan hubungan antar manusia.

2.  Melihat pembuatan keputusan sebagai masalah kompleks dari psikologi dan memahami dunia seseorang.

3.  Membedakan keputusan terstruktur dari keputusan tidak terstruktur.

4.  Menjelaskan proses pembuatan keputusan rasional.

5.  Menempatkan pembuatan keputusan rasional dalam perspektif sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh rasionalitas terbatas, memadai dan heuristic.

6.  Menjelaskan bagaimana teori siasat dan teori kekacauan menguraikan konteks yang lebih luas yang didalamnya manajer menetapkan keputusan.